Ken je het verlammende gevoel van een té volle to do lijst? Je agenda slibt dicht, alle prioriteiten lopen door elkaar heen en je ziet door de bomen het bos niet. Het is voor veel mensen een herkenbare ervaring. Zowel op de werkvloer als thuis worden we bedolven onder taken. Er is altijd en overal wel iets te doen. Veel mensen worden moedeloos van hun overvolle agenda en hun eindeloze takenlijst. Wie het gevoel heeft geen grip te hebben op zijn of haar takenpakket krijgt stress, wordt moe of gefrustreerd.
Dus wat doen we? We maken planningen, schema’s en lijstjes. Die we dan niet volgen. Maar wist je dat de oorzaak van het niet naleven van een planning vaak aan de planning zelf ligt?
EEN GOEDE PLANNING VOLDOET AAN 4 KERNVOORWAARDEN
Ze is realistisch. Dat wil zeggen dat ze haalbaar is. Heel vaak hebben mensen de neiging om te onderschatten hoeveel tijd ze nodig hebben om een taak af te ronden. Het is een veelvoorkomend fenomeen dat ‘planning fallacy’ werd gedoopt door de onderzoekers Daniel Kahneman en Amos Tversky.
We zijn té optimistisch over hoe snel we kunnen werken. Het helpt om je planning op te splitsen en per onderdeel aan te geven hoeveel tijd je ervoor uittrekt. Zo krijg je een beter zicht op de tijd die écht nodig is. Reken dus geen ‘twee uren’ om een blogbericht te schrijven. Tel in plaats daarvan ‘30 minuten voor het concept’, ‘20 min om de tone of voice te bepalen’, ‘1 uur om te schrijven’, ‘30 minuten voor aanpassingen’ en ‘20 minuten om te posten op social media mét mooie foto’. Misschien heb je zelfs nog ruimte voor ‘20 minuten koffiepauze’. Een snelle rekensom brengt ons op 3 uur, wat zeker realistischer is.
Ze is concreet. Maak je taken zo specifiek mogelijk. Wanneer valt de deadline voor je bericht? Wanneer moet de eerste versie klaar zijn? Moet het bericht naar een klant ter goedkeuring? Probeer ervoor te zorgen dat je niet voor onverwachte verrassingen komt te staan. Stel een retroplanning op waarin je terug telt vanaf de deadline. Zo wordt je planning een stuk haalbaarder en overzichtelijker.
Ze geeft een overzicht van de prioriteiten: We hebben de neiging om ons te verliezen in het totaalpakket van een taak. Maar we kunnen niet aan alles op hetzelfde moment werken. Wat is op dit moment prioritair? Het concept en de tone of voice van het blogbericht moeten worden goedgekeurd door je klant. Dat is misschien wel de belangrijkste taak vandaag. Zorg dat het aantal prioriteiten op één dag behapbaar blijft. Hou rekening met punt 1 uit dit overzicht en bekijk wat realistisch is. Je moet schrijven aan je bericht, maar je dochter heeft ook balletles en je zoon wil naar de tekenschool. Verdeel je werktijd over de prioriteiten van die dag. Redopapers verkoopt dagplanners met 3 lijnen zodat je drie topprioriteiten per dag kan noteren.
Ze is persoonlijk. Er zijn evenveel planningsvoorkeuren als mensen. Ben jij iemand die graag werkt met een afvinkbare to-the-point to do lijst? Of heb je meer nood aan een overzicht opgesplitst per week of per maand? Er bestaat geen ‘juiste’ planningstool of ‘correcte’ manier. Je kan zelf uitzoeken wat er voor jou werkt. Een planning is immers geen keurslijf maar een manier om jouw takenpakket zo goed mogelijk voor jezelf te structureren. Ga aan de slag, test, probeer en ondervind wat voor jou het makkelijkst is. Hou bovenstaande voorwaarden in je achterhoofd. Redopapers heeft planningstools op ieders maat. Wedden dat je je op slag een stuk minder moedeloos voelt?
Leestip: 'Grip: het geheim van slim werken. Rick Pastoor.
